Um Ordnung in die Schuhkartons voller Rechnungen oder Aktenordner voller Dokumente zu bringen, führt der beste Weg über eine Digitalisierung. Dazu genügt ein Scanner oder ein Multifunktionsgerät und die entsprechende Software.

Wollen Sie einen mehrseitigen gedruckten Zeitungsartikel schnell nach einem bestimmten Wort durchsuchen? Oder eingescannte Rechnungen automatisch erfassen und katalogisieren? Oder eine bestimmte Passage aus einem Text kopieren und in ein anderes Dokument einfügen, ohne mühsam alles abzutippen? Bei all diesen Aufgaben helfen eine OCR-Software und ein Scanner. Manche Geräte schaffen das sogar ohne zusätzliche Software. Wenn Sie Ihre Dokumente digitalisiert als PDFs organisieren, entsteht ein platzsparendes, durchsuchbares Wissensarchiv. Statt mühsam Aktenordner auf der Suche nach einem bestimmten Dokument oder einer Textstelle zu durchforsten, kommen Sie mit durchsuchbaren PDFs in Windeseile zum Ziel.

Jeder Scan ist im Grunde eine Bilddatei, auch wenn er Textanteile enthält. Bilddateien sind in der Regel im JPEG-Format gespeichert und bestehen aus einer Ansammlung vieler einzelner Bildpunkte, den Pixeln. Diese enthalten jedoch nur die Informationen zur grafischen Wiedergabe auf dem Bildschirm. Ein Computer kann in Bildern enthaltene Wörter und Zahlen nicht als solche erkennen. Sie lassen sich somit nicht kopieren, durchsuchen oder bearbeiten. Um die eingescannte Texte bearbeiten zu können, benötigen Sie eine zusätzliche Software mit OCR-Funktion. Die englische Abkürzung OCR steht für „Optical Character Recognition“, was auf Deutsch optische Zeichenerkennung bedeutet. Bei höherpreisigen Scannern oder Multifunktionsgeräten ist oft ein OCR-Programm wie Readiris im Lieferumfang enthalten, bei günstigen Modellen ist das jedoch nur selten der Fall. OCR ermöglicht es, Buchstaben, Wörter und Zahlen in Bilddateien zu erfassen und diese in Texte umzuwandeln, die sich bearbeiten und durchsuchen lassen. […]

Artikel für PCtipp