Aufräumen in den eigenen Outlook-E-Mails ist etwas, das man gerne auf die lange Bank schiebt. Doch mit Hilfe von Regeln und Filtern sorgen Sie in Outlook schnell für Ordnung.

Regeln sind in Microsoft Outlook überaus praktisch, um E-Mails zu sortieren und damit die Flut an elektronischer Post in geordnete Bahnen zu lenken. Der Artikel erklärt, wie Sie Regeln erstellen und anwenden, E-Mails verschieben und sich damit die Arbeit erleichtern und den Überblick behalten. Rund 300 Milliarden E-Mails schwirren jeden Tag durch das Internet. Oft türmen sich ungelesene Nachrichten im Outlook-Postfach. Die Lösung, um den Durchblick zu behalten, sind E-Mail-Regeln. Mit den Outlook-Regeln lässt sich Wichtiges von weniger Wichtigem trennen. So können Sie etwa reine Info-Mails von wichtigen Aufgaben trennen, indem Sie die Post automatisch in Unterordnern einsortieren lassen. Beachten Sie: Je nach Outlook-Version können die Bezeichnungen leicht variieren.

Zwei Wege führen in Outlook zu den Regeln für eingehende Nachrichten: Entweder klicken Sie auf „Datei“ und dann auf „Informationen“. Dort finden Sie den Button „Regeln und Benachrichtigungen verwalten…“. Zu diesem Dialogfeld gelangen Sie auch, indem Sie unter „Start“ im Abschnitt „Verschieben“ den Eintrag „Regeln“ anklicken und dort „Regeln und Benachrichtigungen verwalten…“ auswählen. Egal, welchen Weg Sie gewählt haben. Wenn Sie dort auf „Neue Regel…“ klicken, dann öffnet sich der Regel-Assistent. Er ist die zentrale Anlaufstelle für alles, was sich um das Thema Outlook-Regeln dreht. Einfache Anweisungen wie E-Mails verschieben lassen sich mit Hilfe einer Vorlage erstellen. Mehrstufige Regeln erstellen Sie manuell ohne Vorlage. Tipp: Wenn Sie eine Regel erstellen wollen, die E-Mails automatisch in einen Unterordner des Posteingangs transferiert, müssen Sie diesen Ordner nicht zuvor anlegen. Sie können das beim Erstellen der Regel gleich mit erledigen. […]

Fachartikel für PCtipp